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中華人民共和國國家檔案局2022-04-07發(fā)布2022-07-01實施
前 言
———本次為第一次修訂。
檔 號 編 制 規(guī) 則
2 規(guī)范性引用文件
本文件沒有規(guī)范性引用文件。
3 術語和定義
下列術語和定義適用于本文件。
3.1
代碼 code
一個或一組有序的、易于計算機和人識別與處理的數字、字母、漢字及其他符號。
3.2
檔號 referencecode
以字符形式賦予檔案的一組唯一代碼,用于反映、固定和識別檔案排列順序。
[來源:DA/T1—2000,定義5.12,有修改]
3.3
全宗號 fondsnumber
檔案所屬全宗的代碼。
3.4
類別號 seriesnumber
按照分類方案賦予全宗內各層級檔案類別的代碼。
3.5
檔案門類代碼 archivalcategorycode
檔案所屬門類的代碼。
注:檔案門類代碼是一級類別號,如文書檔案代碼、科技檔案代碼等。
3.6
項目號 projectnumber
產品、工程、課題、設備等不同類別項目檔案的代碼。
3.7
目錄號 cataloguenumber
全宗內案卷所屬目錄的代碼。
3.8
案卷號 filenumber
案卷排列的順序代碼。
注:按組或冊整理的檔案可用組號或冊號。
3.9
件號 itemnumber
歸檔的文件排列的順序代碼。
3.10
頁號 pagenumber
案卷內文件每頁排列的順序代碼。
4 檔號編制原則和要求
4.1 唯一性原則
檔案館(室)內檔號應指代單一。不同編號對象應賦予不同代碼,一個代碼只表示一個編號對象。
4.2 一致性原則
檔號結構應與館(室)藏檔案的整理分類體系保持一致。
4.3 穩(wěn)定性原則
檔號一經確定,不應隨意改變。
4.4 擴充性原則
檔號應預留遞增容量,以便適應館(室)藏檔案擴充的需要。
4.5 簡單性原則
檔號力求簡短明了、減少代碼差錯,以提高處理效率。
4.6 適用性原則
檔號的編制宜適應不同的技術環(huán)境。
5 檔號的構成元素
檔號構成的元素包括:
a) 全宗號。
b) 類別號。
———一級類別號(檔案門類代碼);
———二級及三級類別號;
———項目號;
———目錄號;
———年度;
———保管期限代碼;
———機構/問題代碼。
c) 案卷號/組號/冊號。
d) 件號/頁號。
6 按卷整理檔案的檔號結構
6.1 結構
6.1.1 按卷整理的檔號結構應為:
6.1.2 按卷整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼。其結構按相關規(guī)定或根據實際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
6.1.3 結構說明
“×××”不代表各代碼所占的位數。6.1.1中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。6.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。
6.2 元素的選用
6.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、案卷號/組號/冊號為必選項,不應省略。
6.2.2 二級及三級類別號、目錄號、項目號、年度、保管期限代碼、件號/頁號為可選項,可根據實際需要選擇使用。
7 按件整理檔案的檔號結構
7.1 結構
7.1.1 按件整理的檔號結構應為:
7.1.2 按件整理的檔號結構中,類別號的構成元素包括一級類別號(檔案門類代碼)、二級及三級類別號、年度、保管期限代碼、機構/問題代碼。其結構按相關規(guī)定或根據實際需要確定。
示例1:
示例2:
示例3:
7.1.3 結構說明
“×××”不代表各代碼所占的位數。7.1.1結構中左邊為上位代碼,右邊為下位代碼,連寫時上、下位代碼之間用連接號“-”(短橫線)相隔。7.1.2中的各元素均屬類別號,為同級代碼,同級代碼之間用間隔號“·”相隔。連接號和間隔號各占半個字位置,上下居中。
7.2 元素的選用
7.2.1 全宗號、一級類別號(檔案門類代碼)、年度、保管期限代碼、件號為必選項,不應省略。
7.2.2 二級及三級類別號、機構/問題代碼為可選項,可根據實際需要選擇使用。
8 檔號的編制方法
8.1 全宗號的編制方法
8.1.1 一般采用4位代碼標識全宗號。其中第1位用大寫漢語拼音字母標識全宗屬性,后3位用阿拉伯數字標識順序號。
8.1.2 在同一個檔案館(室)內,全宗屬性代碼不應重復。
8.1.3 在同一個全宗屬性內按排列次序流水編制全宗順序號。不應有重號。
示例1:某省檔案館藏新民主主義革命歷史檔案第13號全宗,標識為“X013”。
示例2:某市檔案館藏舊政權檔案第4號全宗,標識為“J004”。
示例3:某省檔案館藏第123號全宗,可標識為“R123”。
示例4:某省檔案館藏已撤銷的某地行署003號全宗,可標識為“D003”。
8.2 檔案門類代碼的編制方法
8.2.1 采用2位大寫漢語拼音字母標識檔案門類代碼。
示例:機關檔案門類代碼標識為:文書 “WS”、科技“KJ”、人事“RS”、會計“KU”、專業(yè)“ZY”、照片“ZP”、錄音“LY”、錄像“LX”、業(yè)務數據“SJ”、公務電子郵件“YJ”、網頁信息“WY”、社交媒體“MT”、實物檔案“SW”。
8.2.2 在同一個檔案館(室)內或一個全宗內,不應有重復的檔案門類代碼。
8.3 二級及三級類別號的編制方法
8.3.1 二級及三級類別號的設置應科學、簡潔。根據實際情況,可擴展至四級。
8.3.2 采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或二者的組合編制二級及三級類別號,不應有重號。
示例:行政許可檔案中登記注冊檔案中的注冊類檔案,標識為“XK·ZC·01”。
8.4 項目號的編制方法
采用項目、課題、設備儀器等的代號或型號標識項目號。
8.5 年度的編制方法
采用4位阿拉伯數字標識文件(檔案)的形成年度。
8.6 保管期限代碼的編制方法
采用大寫漢語拼音字母或大寫漢語拼音字母與阿拉伯數字的組合標識保管期限。以代碼“Y”標識永久;以代碼“D”+年限標識定期。
示例:保管期限為定期30年的標識為“D30”。
8.7 機構/問題代碼的編制方法
采用大寫漢語拼音字母、阿拉伯數字或漢字標識機構/問題。
示例1:采用漢字“辦公室”標識辦公室。
示例2:采用代碼“003”標識黨務類。
8.8 案卷號/組號/冊號的編制方法
8.8.1 采用阿拉伯數字標識案卷號/組號/冊號。檔案館(室)應按照實際數量確定案卷號/組號/冊號的位數。
8.8.2 應在案卷號/組號/冊號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制案卷號/組號/冊號,不應有重號。
8.9 件號的編制方法
8.9.1 采用阿拉伯數字標識件號。檔案館(室)應按照實際數量確定件號的位數。
8.9.2 應在件號前最低一級檔號構成元素下按照排列次序流水編制件號,不應有重號。
8.10 頁號的編制方法
8.10.1 采用阿拉伯數字標識頁號。檔案館(室)應按照實際數量確定頁號的位數。
8.10.2 應從卷內首頁檔案開始按排列次序流水編制頁號,不應有重號?？瞻醉摬痪幹祈撎?。
8.11 檔號編制示例
為便于理解檔號的使用方法,方便操作,附錄 A 給出了檔號編制的具體示例。
A.2 按件整理的檔號編制示例
示例1:A439-WS·2015·D30·003-005
說明:A439為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2015為年度,D30為保管期限代碼,003為問題代碼(黨務),005為件號。
示例2:Z109-WS·2011·Y·辦公室-0001
說明:Z109為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2011為年度,Y 為保管期限代碼,辦公室為機構代碼,0001為件號。
示例3:Z008-WS·2019·Y-037
說明:Z008為全宗號,WS為檔案門類代碼(文書),2019為年度,Y 為保管期限代碼,037為件號。
示例4:J019-LY·2019·Y-001
說明:J019為全宗號,LY 為檔案門類代碼(錄音檔案),2019為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號。
示例5:C015-WY·TZGG·2019·D10-00001
說明:C015為全宗號,WY 為檔案門類代碼(網頁),TZGG 為二級類別號(通知公告),2019為年度,D10為保管期限代碼,00001為件號。
示例6:B168-SW·2015·Y-001
說明:B168為全宗號,SW 為檔案門類代碼(實物),2015為年度,Y 為保管期限代碼,001為件號。
[1] GB/T9705—2008 文書檔案案卷格式
[2] GB/T11821—2002 照片檔案管理規(guī)范
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